Valkuilen van een penningmeester
Penningmeester bij een vereniging: piece of cake! Of komt er toch meer bij kijken?
Even voorstellen
Ik ben Maarten, relatiebeheerder AA bij Stolwijk Philipsen. Een mooie job, maar daar vertel ik je een andere keer wel wat meer over. Nu ga ik je meenemen in de wereld van mijn op één na grootste vrijetijdsbesteding. Wat dat is? Ik geef je drie hints:
- Ik lig vaak dwars.
- Hoe je het ook went of keert… ik ben een man van de cijfers.
- Er komt vaak een biertje aan te pas.
Inderdaad: ik ben penningmeester bij C.V. De Dwarsliggers, onze carnavalsvereniging in Malden. Een heel leuke taak, waar meer bij komt kijken dan je in eerste instantie zou denken.
Vrijwillig, niet vrijblijvend
Zonder vrijwilligers heb je geen vereniging, zo simpel is het. Een vereniging valt of staat met de hulp van vrijwilligers. Zo is mijn ‘werk’ als penningmeester ook vrijwilligerswerk. Vrijwillig, maar zeker niet vrijblijvend. Ongeacht of je nou betaald krijgt of niet, mensen hebben verwachtingen van je en dat is terecht. Penningmeester is niet iets wat je er even een paar uurtjes per jaar bij doet. Als penningmeester ben je onderdeel van het bestuur en beheer je het geld van de vereniging, daar moet je zuinig mee omgaan. Transparantie, open communicatie, controleren en bewaken van vastgestelde budgetten, dat is waar ik me mee bezig houd.
Leg de basisregels vast
Wettelijke verplichtingen
Een vereniging is zogenaamd ‘vormvrij’. De overheid stelt geen eisen aan een vereniging, maar een goede vereniging kan niet zonder statuten. Hierin leg je de ‘basisregels’ van de vereniging vast. Bijvoorbeeld het doel van de vereniging, de clubkleuren, wat er moet gebeuren als de vereniging stopt en hoeveel leden aanwezig moeten zijn om een ‘rechtsgeldige’ beslissing te kunnen nemen over nieuwe initiatieven. Dit leg je vast om leden te laten weten waar ze aan toe zijn en om te voorkomen dat het bestuur zomaar wat kan beslissen. Zoals gezegd; als bestuur maak je onder andere besluiten over het geld (contributie) van de leden. Daar moet je open in zijn.
Een goede manier om openheid te geven in wat je als bestuur doet met het ontvangen geld is een jaarlijkse ledenvergadering. Je laat dan zien hoe afgelopen jaar is verlopen, welke activiteiten er zijn geweest en hoe je er financieel voorstaat. Je vraagt de leden om je ‘decharge te verlenen’. Zo sluit je het jaar af met instemming van de leden. Hiermee voorkom je dat er jaren later nog teruggekomen kan worden op een bepaalde uitgave of inkomsten.
Een ledenvergadering is ook een goede gelegenheid om de begroting voor komend jaar te delen. Zo zorg je voor betrokkenheid bij je leden en wederom geef je openheid van zaken. De leden zijn uiteindelijk degene die de jaarrekening en begroting voor het nieuwe jaar vaststellen.
Vier-ogen-principe
Als je kinderen hebt die naar een kinderdagverblijf gaan ken je deze term vast wel. En ja, het is ook belangrijk om die te hanteren als bestuur van een vereniging. Waarom? Om te voorkomen dat het bestuur beschuldigd kan worden van diefstal of andere praktijken die het daglicht niet kunnen verdragen. Zorg dat je altijd met tenminste twee personen de kas telt. Daarnaast is het ook belangrijk dat je altijd onderbouwingen hebt van uitgaven en inkomsten. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om eenmaal per jaar een tweetal leden van de vereniging uit te nodigen voor een kascontrole, waarbij zij de jaarrekening, de inkomsten en uitgaven checken.
Oja, als het goed is hoef ik dit eigenlijk niet met je te delen, maar voor de zekerheid toch: een goede vereniging kiest voor een bankrekening. Geen schoenendoos met cash bij iemand thuis onder het bed.
Voor niets gaat de zon op
Voor niets gaat de zon op. Dus ook als vereniging heb je geld nodig. Vaak is contributie, sponsoring en entree bij activiteiten een bron van inkomsten. Daarnaast kun je nog meer middelen inzetten om je activiteiten te bekostigen.
Subsidie: ja of nee?
Als vereniging kun je ook in aanmerking komen voor subsidie vanuit de gemeente. Toch kiezen veel verenigingen ervoor om hier geen gebruik van te maken. Het kan namelijk zomaar zijn dat er regels en eisen bij komen kijken die niet bij het doel van je vereniging passen. Je kunt natuurlijk altijd bij jouw gemeente checken wat de mogelijkheden zijn en of het bij jouw vereniging past.
De geldkraan dicht draaien
Ja, dat hoort er ook bij. Als penningmeester maak je aan het begin van het jaar een begroting en die moet je bewaken. Komt er iemand bij je met een bonnetje dat vooraf niet begroot is, dan moet je streng zijn en het soms afwijzen. Pech. Voor de declarant niet fijn, maar je leden zijn er wél blij mee als jij zuinig omspringt met het geld van de vereniging. Maar… het komt natuurlijk niet op een paar euro’s aan, je kunt zelf goed inschatten wat wel of niet geoorloofd is op jullie totale budget. Ontstaat er twijfel? Overleg dan altijd even met het bestuur.
Persoonlijk aansprakelijk… ook als vrijwilliger
En wat als…
Waarschijnlijk heb je hier nog niet over nagedacht, logisch ook, want je verwacht het niet: hoe zit het met de aansprakelijkheid van de vrijwilligers bij een vereniging? Wat als je een tentfeest organiseert en de tent stort in? Of als je een carnavalsoptocht organiseert en er rijdt een wagen het publiek in? Juist, dat zijn dingen waar je niet bij na wilt denken, maar wel moet. Ondanks dat het vrijwilligerswerk is, kun je namelijk wél persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor schade. Laat je daarom heel goed informeren over verzekeringen voor vrijwilligers, zoals een aansprakelijkheidsverzekering en bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. Vergeet ook de evenementenverzekering niet.
Sommige gemeentes hebben voor vrijwilligers ook een verzekering afgesloten, maar toch is het niet onverstandig om je te laten informeren over dit soort verzekeringen en wat wel of niet gedekt is.
Een goed gevoel
Misschien heb ik je een beetje laten schrikken met deze blog. Dat is zeker niet mijn bedoeling. Het is wel mijn bedoeling dat je nadenkt over wat er allemaal komt kijken bij de taak van een penningmeester van een vereniging. Maar wat ik je nog niet verteld heb: waarom het nou zo ontzettend leuk is om een actieve vrijwilliger te zijn… Het gevoel dat je iets voor een ander kunt doen en actief in de maatschappij bent is heerlijk. Door je betrokkenheid bouw je een groot sociaal netwerk op en leer je veel mensen kennen. Die combinatie is voor mij onbetaalbaar!
Heb ik je aan het denken gezet en wil je graag meer weten? Wij vertellen je graag meer! We zijn telefonisch bereikbaar via 024 648 86 66. Je kunt ons natuurlijk ook mailen.
Oja, de scherpe lezers hebben nog iets tegoed van mij… mijn nummer één vrijetijdsbesteding. Dat is natuurlijk mijn gezin, dat gelukkig ook héél veel van carnaval houdt! 🙂