« terug

Personeelsfeest en de Belastingdienst…

Kijk jij ook altijd uit naar de zomerborrel, de personeels-bbq, het teamuitje of de bedrijfssportdag? De Belastingdienst wel! Tenminste… als je niet oplet bij het organiseren ervan

Even voorstellen

Voordat ik je meer ga vertellen over waar je rekening mee moet houden bij de organisatie van personeelsevenementen én hoe je dit fiscaal gezien zo voordelig mogelijk doet, wil ik mezelf eerst even voorstellen. Mijn naam is Paulien en ik werk nu ruim 12 jaar als Management Assistente bij Stolwijk Philipsen. Mijn functie is enorm afwisselend, zo verzorg ik onder andere de facturatie, een stukje inkoop, ben ik betrokken bij het personeelsbeleid én mag ik activiteiten en geschenken voor het personeel verzorgen. Zo bedenk ik bijvoorbeeld ieder jaar een origineel eindejaarsgeschenk voor mijn collega’s en organiseer ik de verschillende personeelsfeestjes en –borrels. Een super leuke job! En daarbij kijk ik niet alleen naar wat mijn collega’s leuk en gezellig vinden, maar ook hoe we dat fiscaal zo interessant mogelijk kunnen houden. En dat laatste is niet altijd even makkelijk…

Dat kon alleen maar achteruitgang betekenen

 

De WKR? Dat is alleen maar lastig

Ik werk dus al ruim 12 jaar bij Stolwijk Philipsen. Dat zijn aardig wat feestjes, borrels en geschenken die ik geregeld heb! En ja, ik heb de komst van de werkkostenregeling (WKR) bewust meegemaakt. Toen de WKR in 2015 werd ingevoerd was er bij mij eigenlijk alleen maar afschuw, verschrikkelijk vond ik het. Nieuwe, moeilijke regels en de algemene mening van heel ondernemend Nederland was dat we er met z’n allen op achteruit zouden gaan. Waar je voorheen tot € 454 per jaar per werknemer onbelast uit mocht geven aan personeelsfeestjes, wordt het tegenwoordig gezien als loon en kan het zijn dat je er belasting over moet betalen. Dat kon alleen maar achteruitgang betekenen.

Belasting betalen over de koffie in de kantine?

Om goed uit te kunnen leggen wat je wel of niet in de WKR onder kunt brengen wat betreft feestjes, borrels en presentjes moeten we even terug naar de basis. In de basis ziet de Belastingdienst álles wat je als werkgever aan je medewerkers verstrekt of vergoedt als loon en dus zou het belast moeten worden. Je moet nu eenmaal loonbelasting betalen, of je wilt of niet.

Als de Belastingdienst álles wat je verstrekt ziet als loon, betaal je dan ook loonbelasting over je kopje koffie ’s ochtends in de kantine? En je beker cup-a-soup om vier uur in de middag? Nee, gelukkig niet! Er is besloten dat een deel van de vergoedingen of verstrekkingen niet belast hoeft te worden.

Wel of geen belasting?

 

Ik word nu een beetje theoretisch, maar dat is even nodig om je een goede uitleg te kunnen geven. Als je als werkgever iets vergoedt aan je werknemers, dan zijn er vijf mogelijkheden:

1. Intermediaire kosten: dit zijn kosten die de werknemer voor de werkgever maakt, bijvoorbeeld het voorschieten van een zakelijke lunch. Je werknemer declareert de kosten. Over deze vergoeding richting je werknemer hoef je geen belasting te betalen.
2. Een gerichte vrijstelling: hieronder vallen bijvoorbeeld cursussen, treinkaartjes, kosten voor woon-werkverkeer (maximaal € 0,19 per kilometer) en maaltijden bij overwerk en koopavonden. Over deze vergoedingen hoeft ook geen belasting betaald te worden.
3. Nihilwaardering: dit is de vergoeding van voorzieningen op de daadwerkelijke werkplek, zoals de inrichting, apparatuur en bedrijfskleding.
4. Kosten binnen de vrije ruimte: valt de vergoeding niet in één van bovenstaande groepen, dan valt het ten laste van de vrije ruimte, of ook wel benoemd als kosten ten laste van forfait. Dit zijn de personeelsfeestjes, -borrels, -reisjes en geschenken zoals het kerstpakket. Hier ga ik verderop dieper op in.
5. Kosten buiten de vrije ruimte: kom je boven de vrije ruimte uit, dan moet je als werkgever over dat deel belasting betalen in de vorm van een eindheffing van 80%. En ja, dat is flink. En je mag deze eindheffing niet op je werknemers verhalen.

De vrije ruimte

Je personeelsfeestjes en geschenken breng je dus onder in de vrije ruimte. Deze bedraagt 1,2% van de totale loonsom van je onderneming. Over deze vergoedingen en verstrekkingen betaal je geen loonbelasting.

Bij Stolwijk Philipsen houden alle collega’s wel van een gezellig feestje. En met al die accountants en belastingadviseurs in huis proberen wij dat natuurlijk fiscaal zo voordelig mogelijk te organiseren. Wist je bijvoorbeeld dat de locatie van je feest al (deels) bepalend is? Organiseer je het personeelsfeest (of een andere borrel) op de werkplek, dan is dit vrijgesteld. Je hoeft er dan geen belasting over te betalen en het komt ook niet ten lasten van je vrije ruimte. Maar let op: maaltijden zijn hier weer een uitzondering op, ook als het gaat om een etentje tijdens je personeelsfeest op je werkplek.

De uitzonderingen maken het moeilijker

 

Kies je ervoor om je feest op een externe locatie te organiseren, dan ziet de Belastingdienst het wel als loon en moet het dus belast worden. Dan kun je als werkgever ervoor kiezen om deze vergoeding aan te wijzen in de WKR en dit zo te verwerken in je administratie. Maar, om het makkelijk te maken ;-), is hier uiteraard ook een uitzondering op: als het zakelijk karakter het feestelijke karakter overstemt, dan zijn de consumpties onbelast, zoals bijvoorbeeld bij een netwerkavond met (potentiële) klanten.

Even rekenen

Een praktijkvoorbeeld met wat cijfers is altijd makkelijker te volgen dan alleen maar woorden, dus geef ik je een fictief voorbeeld:

Stel: je onderneming heeft 25 collega’s met een totaal fiscaal loon van € 750.000. Je mag hiervan 1,2% onbelast in de vrije ruimte plaatsen. In dit voorbeeld dus € 9.000. We willen dit evenredig onder alle collega’s uitgeven, dus mag je aan iedere collega € 360 onbelast besteden (€ 9.000 / 25). Je kunt er dan bijvoorbeeld voor kiezen om een kerstpakket van € 70 te geven en rond Pasen een kleine attentie van € 15. Natuurlijk mag een eindejaarsborrel niet ontbreken (€ 50) en in de zomer is het tijd voor een mooi personeelsfeest wat € 225 per persoon kost. Aan het einde van het jaar heb je € 360 per medewerker uitgegeven. En ja, dit mag allemaal onbelast.

Zoals je ziet; zo afschuwelijk is de WKR helemaal niet. Het geeft aardig wat ruimte voor leuke attenties en gezellige borrels en feesten! Oja, en behalve dat het onbelast is, werkt het ook nog motiverend voor je collega’s en bouw je aan een hecht team. Alleen maar voordelen dus!

Meer feestjes en verrassingen!

Nog méér kadootjes voor je collega’s

De Belastingdienst is zo slecht nog niet, vanaf 2020 mag je namelijk méér onbelast uitgeven aan je personeel! Op dit moment is de vrije ruimte 1,2% van de totale loonsom van je werknemers. Er ligt nu een voorstel om het percentage vanaf 2020 te verhogen naar 1,7% over de eerste € 400.000 van de totale loonsom. Dit betekent dat je tot € 2.000 méér onbelast uit mag geven aan je personeel. Dat is toch weer mooi meegenomen!

Geen regels zonder uitzonderingen

De uitzondering bevestigt de regel… zo ook bij de WKR. Waar je de basisregels van de WKR hebt, zijn er ook hier uitzonderingen. Twijfel jij of je de WKR goed inzet, of je optimaal gebruik maakt van de mogelijkheden? Kom eens met ons praten, wij adviseren je graag over wat de WKR voor jouw onderneming inhoudt. Je kunt mij en mijn collega’s telefonisch bereiken via 024 648 86 66 of per mail.